Dotación o uniforme: qué prendas puede exigir de vuelta un empleador en Colombia

Dotación o uniforme: qué prendas puede exigir de vuelta un empleador en Colombia

Un episodio ocurrido en septiembre de 2026 en una tienda de ropa en Bogotá —donde se le exigió a una trabajadora entregar en el acto los zapatos que llevaba puestos, sin que tuviera otro par para regresar a su casa— reabrió una discusión que la mayoría de las empresas colombianas da por resuelta y no lo está: qué prendas entregadas a un trabajador le pertenecen y cuáles siguen siendo propiedad del empleador.

La respuesta no depende del tipo de prenda ni de su precio. Depende de la figura jurídica bajo la cual se entregó. Y de esa calificación dependen tres cosas: si la empresa puede pedirla de vuelta, cómo debe pedirla y qué riesgo asume si lo hace mal.

Tres figuras distintas que las empresas suelen confundir

En el análisis de LAW WORK S.A.S., buena parte de los conflictos por este tema nace de tratar como una sola cosa lo que el ordenamiento colombiano regula de tres maneras diferentes:

• Dotación: es una prestación social, de la misma naturaleza que la prima de servicios o las cesantías. Una vez causada y entregada, sale del patrimonio del empleador e ingresa al del trabajador. No es un préstamo y no se devuelve.
• Uniforme: es una herramienta de trabajo. Suele identificarse por llevar distintivos de la compañía y responde a una política de imagen corporativa. Permanece bajo control del empleador y sí puede exigirse de vuelta al terminar su uso o el contrato.
• Elementos de protección personal (EPP): no son dotación ni uniforme. Se entregan en cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, su suministro es obligatorio con independencia del salario del trabajador, y su reposición corre siempre por cuenta del empleador.

Una misma persona puede recibir las tres cosas el mismo día. Lo que no puede ocurrir es que la empresa no sepa cuál entregó bajo cuál figura.

Qué exige la ley en materia de dotación

El régimen está en el Código Sustantivo del Trabajo y es más estricto de lo que suele asumirse:

• Quién tiene derecho (artículo 230): los trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos mensuales legales vigentes —cerca de $3,5 millones en 2026— y que lleven al menos tres meses de servicio al momento de cada entrega.
• Qué se entrega (artículo 230): un vestido de labor y un par de zapatos adecuados a la naturaleza de las funciones y al medio ambiente de trabajo, de forma gratuita.
• Cuándo se entrega (artículo 232): tres veces al año, en fechas fijas: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre.
• Prohibición de compensar en dinero (artículo 233): la dotación no puede pagarse en efectivo. Puede entregarse en especie o mediante bonos redimibles en establecimientos de ropa y calzado, pero nunca como un valor en la nómina.
• Deber de uso (artículo 235): el trabajador está obligado a destinar la dotación a su uso en las labores contratadas; si no lo hace, el empleador queda eximido de la entrega siguiente.

Tres consecuencias prácticas que LAW WORK observa con frecuencia en auditorías laborales: pagar la dotación en dinero es una irregularidad sancionable aunque el trabajador la acepte; entregarla fuera de las fechas legales no sanea el incumplimiento; y no entregarla a quien tenía derecho genera una obligación que puede reclamarse después, incluso terminado el contrato.

La pregunta clave: ¿se puede exigir la devolución?

La regla que aplicamos en LAW WORK es sencilla de enunciar y exigente de documentar:

• Si la prenda se entregó como dotación causada: no. Es propiedad del trabajador y exigir su devolución carece de fundamento legal.
• Si la prenda se entregó como uniforme o herramienta de trabajo: sí, pero la empresa debe poder demostrarlo con el acta de entrega y la política interna correspondiente. La carga de acreditar bajo qué título se entregó recae en el empleador.
• Si el trabajador aún no cumplía los tres meses de servicio o superaba el tope salarial: la prenda no pudo ser dotación, porque la prestación no se había causado. En ese caso suele tratarse de un uniforme prestado, devolutivo por naturaleza.

Ahora bien, tener el derecho a pedir la devolución no autoriza cualquier forma de pedirla. El artículo 55 del Código Sustantivo del Trabajo establece que el contrato de trabajo obliga no solo a lo expresamente pactado, sino a todo lo que emana de la naturaleza de la relación laboral, conforme al principio de buena fe. Exigir la entrega inmediata de un calzado a quien no tiene otro para salir del establecimiento desconoce ese principio, con independencia de quién sea el propietario del bien.

El riesgo que subestiman las empresas: acoso laboral

Aquí está el punto que, en criterio de LAW WORK, más ha cambiado y menos se ha actualizado en los reglamentos internos de trabajo. Bajo la Ley 1010 de 2006, la configuración del acoso laboral exigía, por regla general, una conducta persistente y demostrable. La reforma laboral de 2025 flexibilizó ese criterio de reiteración en materia de violencia y acoso en el trabajo.

La consecuencia es directa: un hecho aislado puede llegar a ser suficiente para configurar acoso si por sí mismo vulnera la dignidad, la integridad o la igualdad del trabajador. El análisis pondera la proporcionalidad de la orden, la gravedad del acto, la forma de ejecución, si hubo intimidación o humillación y si existió trato diferenciado frente a otros trabajadores.

Las consecuencias económicas no son menores: las sanciones por acoso laboral pueden ir de dos a diez salarios mínimos mensuales legales vigentes —hasta cerca de $17,5 millones en 2026—, sin perjuicio de la indemnización de los perjuicios que se acrediten, de las actuaciones administrativas del Ministerio del Trabajo y del impacto reputacional, que en casos virales suele ser el costo más alto de todos.

Ocho controles que LAW WORK recomienda implementar

• Separar formalmente dotación, uniforme y EPP en la política interna, con descripción de cada prenda y su tratamiento.
• Acta de entrega firmada que indique expresamente el título de la entrega: dotación (no devolutiva) o uniforme (devolutivo).
• Control de las tres fechas legales —30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre— con alerta previa en nómina.
• Verificación del tope salarial y de la antigüedad de tres meses antes de cada ciclo de entrega.
• Eliminar cualquier pago de dotación en dinero, incluso cuando el trabajador lo solicite.
• Protocolo de devolución de uniformes con plazo razonable, nunca en el puesto de trabajo ni frente a terceros.
• Reglamento interno y Comité de Convivencia Laboral actualizados conforme a la reforma laboral de 2025.
• Capacitación a jefes de tienda y supervisores, que son quienes materialmente imparten estas instrucciones y donde se origina la mayoría de los incidentes.

Preguntas frecuentes

¿Puede la empresa pedir la dotación al terminar el contrato? No. Si se causó y se entregó como dotación, es propiedad del trabajador y no forma parte de la liquidación ni de la paz y salvo de elementos.

¿Se puede descontar de la nómina el uniforme no devuelto? Solo con autorización escrita del trabajador para cada caso o con orden judicial, conforme a los artículos 149 y siguientes del Código Sustantivo del Trabajo. El descuento unilateral es irregular y suele agravar la contingencia.

¿Qué pasa si el trabajador gana más de dos salarios mínimos? No tiene derecho legal a dotación. Lo que reciba será, en principio, uniforme o herramienta de trabajo, salvo que la empresa lo haya pactado como beneficio extralegal, caso en el cual conviene definir por escrito si es devolutivo.

¿Los elementos de protección personal se devuelven? Sí. Son propiedad del empleador y se reintegran al terminar el contrato o al reponerse, pero su suministro y reposición nunca pueden trasladarse al trabajador.

¿Un solo episodio puede configurar acoso laboral? Tras la reforma laboral de 2025, sí es posible. El criterio de reiteración se flexibilizó, de modo que un hecho único que vulnere la dignidad del trabajador puede ser suficiente según las circunstancias.

Fuente de referencia

Rico Muñoz, Alejandra. «Conozca los derechos de un trabajador sobre la dotación de la empresa». Asuntos Legales – La República, 15 de septiembre de 2026. Disponible en: asuntoslegales.com.co. El análisis jurídico, las recomendaciones y los controles expuestos en este artículo corresponden al criterio profesional de LAW WORK S.A.S.